每周我们都会听到有关公共集会限制的最新消息。从音乐会到体育赛事、餐厅和图书馆——每个州都有不同的方法;随着新信息的出现,他们的政策也会发生变化。

主要新闻媒体没有关注的一个领域是会议、贸易展览或其他公司活动的变化。有些人通过限制出席人数来缩减年度活动。其他人已转向虚拟在线托管它们。不幸的是,有些人不得不完全推迟或取消它们。

无论哪个行业,许多此类企业活动都采用虚拟方式。这种转变给活动组织者、与会者和赞助商带来了一系列独特的挑战——这对我们所有人来说都是新的领域。

组织者正在争先恐后地将他们的面对面活动适应在线或虚拟环境。与会者不再有机会旅行和与同事交流或查看新产品。赞助商不再有展位来展示新技术功能并与潜在客户会面。

要克服的最大挑战是了解如何参与这些虚拟活动。我们如何连接?会议将是什么样的?会有问答选项还是我们通过聊天进行交流?会有虚拟展厅看新产品吗?这将如何运作?由于我不在现场,我的同事不明白我无法响应即时请求。我如何处理在线活动期间传入的工作需求?这种转变在许多方面都具有挑战性。

现在我们已经进入这个“新常态”的一年中的大部分时间,并且在我们的腰带下举办了一些虚拟会议,我们发现这些提示仍然适用于帮助您参与任何虚拟活动:

 

  1. 在那里 - 请记住,您是在亲自参加会议,即使是虚拟的而不是面对面的。为您计划参加的会议屏蔽您的日历,就像您在现场一样。这会让您的同事知道您在会议期间的特定时间没有空。
  2. 存在 – 全神贯注。放下手机,不要在另一个屏幕上浏览互联网,并在会议期间从收件箱中休息一下。环境发生了变化,有时会出现意外中断,例如孩子或宠物欢迎自己进入房间。如果您不能像在现场那样在场,这是可以理解的。但请记住,您参加会议是为了交流和学习。尽可能充分利用您的时间和虚拟体验。
  3. 参与——参加会议。不要让其他任务侵犯到那个时间,也不要跳过它们,因为当你不在场时这样做会更容易。在会议期间尽可能提出问题。通过电子邮件、消息或呼叫会议中的同事来联系和讨论内容。另外,不要忘记赞助商和供应商!您是否正在考虑投资或改用新技术产品?花点时间看看市场上有什么,并了解可用的最新技术。参加他们的演示或会议,了解新功能以及他们如何为您的日常工作提供帮助。您可以像浏览展厅的供应商摊位一样,在线浏览供应商。
  4. 做好准备——事先花一点时间做一些研究。提前投入工作以了解谁将参加以及将提出的主题。您将从一开始就知道您想与谁建立联系,并且您将准备好在会议期间提出明智的问题。 
  5. 积极主动——会议不会在最后一天结束!在活动的最后一天之后,对话、网络和信息交流仍在继续。您需要跟进与活动相关的其他与会者、演示者和社交媒体参与情况。自信的互动是建立持久联系和关系的方式,直到您再次见面! 

这些简单的提示将帮助您充分利用下一次虚拟会议、贸易展览或社交活动。场地可能会有所不同,但您仍然有机会学习、与同事联系并沉浸在活动中!